6 kroków do złożenia pierwszej oferty w przetargu publicznym

Zamówienia publiczne to duża szansa dla firm z sektora MŚP. Udział w przetargu publicznym wiąże się jednak z szeregiem wymogów formalnych. Jeśli myślisz o złożeniu swojej pierwszej oferty w przetargu publicznym, sprawdź, jak krok po kroku wygląda ta procedura.

Składanie oferty przetargowej – od czego zacząć?

Poniżej opisaliśmy 6 najważniejszych kroków, które składają się na złożenie oferty w przetargu. Pamiętaj, że są to jedynie ogólne informacje. Poza nimi warto zapoznać się także z przepisami prawnymi regulującymi kwestię zamówień publicznych, czyli z tak zwanym prawem zamówień publicznych. Jeśli reprezentujesz firmę z sektora MŚP, może Cię zainteresować również artykuł: Udział MŚP w zamówieniach publicznych – co przedsiębiorca powinien wiedzieć i na co zwrócić uwagę.

Biuletyn zamówień publicznych – znajdź przetarg dla swojej firmy

Pierwszy krok to oczywiście znalezienie atrakcyjnego dla nas zamówienia publicznego. Każde zamówienie publiczne rozpoczyna się publikacją ogłoszenia. Jednym z filarów tego sektora jest jawność postępowania przetargowego. Tak więc informacja o przetargu musi być publicznie dostępna dla wszystkich zainteresowanych. W tym celu powstał Biuletyn Zamówień Publicznych, czyli swojego rodzaju wyszukiwarka ogłoszeń o przetargach. Jest to urzędowy zbiór, w którym znajdują się ogłoszenia o prawie wszystkich przetargach publicznych (z wyjątkiem tych o największej wartości). Jest on dostępny pod adresem: https://searchbzp.uzp.gov.pl/Search.aspx. Alternatywnie zamiast Biuletynu Zamówień Publicznych, możesz skorzystać również z komercyjnych wyszukiwarek.

Zapoznaj się z dokumentacją przetargową i sprawdź, czy Twoja firma spełnia warunki przetargu

Na stronie Biuletynu Zamówień Publicznych znajdują się jedynie podstawowe informacje o danym przetargu. Pełną dokumentację znajdziesz zwykle na stronie zamawiającego. Jeśli masz jakikolwiek problem ze znalezieniem dokumentacji, możesz skontaktować się z zamawiającym i poprosić o wskazanie dokładnej lokalizacji dokumentów. Dokumentacja przetargowa zawiera takie informacje jak:

  • specyfikacja istotnych warunków zamówienia,
  • opis przedmiotu zamówienia do przetargu,
  • wzór umowy zawieranej z zamawiającym,
  • formularz oferty, czyli najważniejszy dokument składany przez osoby czy firmy startujące w przetargu,
  • inne formularze, jeśli są wymagane przez zamawiającego.

Formularz oferty przetargowej

Dostępny w dokumentacji zamówienia formularz oferty przetargowej jest głównym dokumentem, który musisz wypełnić i złożyć we wskazanym terminie. Formularz oferty przetargowej zawiera wszystkie istotne informacje, których potrzebuje zamawiający do oceny Twojej oferty. Pamiętaj, że niespełnienie nawet jednego warunku oferty, będzie skutkowało jej odrzuceniem. Jeśli przeszkodą w spełnieniu warunków zamówienia są finanse firmy, możesz skorzystać z oferowanego przez WFR produktu finansowego Pożyczka Regionalna. Jest to forma finansowania zwrotnego skierowana do firm, które już realizują lub planują przystąpić do realizacji zamówień publicznych. Więcej o tym produkcie finansowym dowiesz się ze stron Pożyczka regionalna – zamówienia publiczne w zasięgu MŚP oraz Chcesz rozwinąć firmę? Skorzystaj z pomocy WFR.

Skompletuj dokumentację przetargową

Zwykle wraz z wypełnionym formularzem oferty przetargowej, będziesz musiał złożyć również inne dokumenty. Najczęściej są to oświadczenia dotyczące spełniania przez Ciebie warunków udziału oraz oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia. Czasami wymagane są jeszcze inne dokumenty, na przykład odpis z CEIDG i/lub odpis z KRS. Większość z tych dokumentów można złożyć w postaci kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem. A informacje o tym, jakie konkretnie dokumenty musisz złożyć, znajdziesz oczywiście w pełnej dokumentacji przetargowej.

Wadium w przetargu – co to takiego?

Istotnym elementem składania oferty w przetargu publicznym jest również wniesienie wadium. Co to jest wadium w przetargu? Jest to zabezpieczenie wpłacane przez firmę składającą ofertę na rzecz zamawiającego. Stanowi ono gwarancję zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Wadium może być wnoszone w gotówce na wskazany w dokumentacji rachunek bankowy. Popularnym rozwiązaniem, szczególnie w przypadku gdy wadium jest bardzo wysokie, są także gwarancje bankowe lub ubezpieczeniowe. Niezależnie od tego, w jakiej formie zostało złożone wadium, musi być ono wniesione z zachowaniem odpowiedniego terminu, jeszcze w trakcie składania oferty. Pamiętaj, że w przypadku przelewu wadium musi dotrzeć na wskazane przez zamawiającego konto przed upływem terminu składania ofert. Nawet minimalne opóźnienie będzie skutkowało odrzuceniem Twojej oferty. Warto jeszcze wspomnieć, że wniesienie wadium nie jest konieczne w przypadku każdego przetargu. Wadium w przetargu dotyczy przede wszystkim zamówień publicznych o dużej wartości. W przypadku przetargów na mniejsze kwoty zamawiający może zrezygnować z wadium.

Złożenie oferty przetargowej

Finalnym krokiem jest złożenie oferty przetargowej. Po pierwsze pamiętaj o terminach składania ofert ustalonych przez zamawiającego. Podobnie jak w przypadku wnoszenia wadium, nawet niewielkie spóźnienie będzie skutkowało automatycznym odrzuceniem oferty. To, czy oferta ma być złożona pisemnie, czy również w formie elektronicznej określone jest w warunkach udziału w postępowaniu. Pamiętaj, że jeśli zamawiający wymaga złożenia oferty elektronicznie, będziesz do tego potrzebować kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeśli składasz ofertę w ramach konsorcjum, takim podpisem będą musiały dysponować również pozostałe podmioty wchodzące w jego skład. Więcej o udziale w przetargu jako konsorcjum dowiesz się z artykułu Udział MŚP w zamówieniach publicznych – co przedsiębiorca powinien wiedzieć i na co zwrócić uwagę w przypadku konsorcjum.

Po upływie terminu składania ofert następuje tak zwane otwarcie ofert. Zamawiający publikuje swój budżet oraz ujawnia ceny poszczególnych ofert złożonych w przetargu. Już dzięki tym informacjom będziesz mógł ocenić swoje szanse w przetargu. Pamiętaj również o regularnym sprawdzaniu firmowej poczty elektronicznej, podanej w ofercie. Zamawiający może bowiem wysyłać tym kanałem istotne dla Ciebie informacje.