Udział MŚP w zamówieniach publicznych – co przedsiębiorca powinien wiedzieć i na co zwrócić uwagę

Jak przygotować się do wzięcia udziału w postępowaniu przetargowym?

Ustawa Prawo zamówień publicznych (dalej Pzp) to główny akt prawny regulujący proces przetargowy. Podmioty zobligowane do jej stosowania, zwane zamawiającymi, dla możliwości zawarcia umowy, muszą przeprowadzić formalną procedurę wyboru wykonawcy w jednym z trybów postępowania opisanych w ustawie. Podstawowe tryby przeprowadzenia postępowania to przetarg nieograniczony i ograniczony. Pozostałe, w głównej mierze opierające się na negocjacjach, to na przykład dialog konkurencyjny, negocjacje z ogłoszeniem, czy partnerstwo innowacyjne, a także tryb zamówienia z wolnej ręki. Wydatkowanie środków na rozwój firm z sektora MŚP przez Wielkopolski Fundusz Rozwoju sp. z o.o. odbywa się również z zastosowaniem przepisów Prawa zamówień publicznych.

Przetarg publiczny jest sformalizowany nie tylko co do struktury, czy obowiązków zamawiającego. Aby przedsiębiorca mógł stać się uczestnikiem postępowania i miał szansę na uzyskanie zamówienia, spełnić musi warunki udziału w postępowaniu oraz nie podlegać wykluczeniu. Przepisy ustawy Pzp określają, czego dotyczyć mogą warunki udziału w postępowaniu oraz zajście jakich okoliczności skutkować może wykluczeniem wykonawcy z udziału w przetargu. Zgodnie z art. 22 ust. 1b, warunki udziału w postępowaniu dotyczyć mogą kompetencji lub uprawnień wykonawców, ich sytuacji ekonomicznej lub finansowej oraz zdolności technicznej lub zawodowej. Zamawiający określają warunki poprzez wskazanie minimalnych poziomów zdolności, jakie wykonawcy muszą spełniać, a także środków dowodowych, w postaci oznaczonych dokumentów, za pomocą których wykonawcy mogą to spełnianie wykazać.

Jeśli natomiast chodzi o podstawy eliminujące wykonawców z udziału w przetargu, zostały one ujęte w zamkniętym katalogu przesłanek w art. 24 ustawy Pzp. Przepis ten zawiera zarówno podstawy o charakterze obligatoryjnym, jak i fakultatywnym. Oznacza to, że w zakresie podstaw obligatoryjnych, zamawiający mają obowiązek zweryfikować każdego uczestnika postępowania ws zamówienia publicznego i jeśli zachodzi co najmniej jedna z takich przesłanek, należy takiego wykonawcę wykluczyć z udziału w postępowaniu. Przesłanki o charakterze fakultatywnym mogą być badane, bądź nie, a o tym, czy weryfikacja będzie przeprowadzana, każdorazowo decyduje sam zamawiający, jeszcze przed wszczęciem postępowania. Weryfikacja podstaw wykluczenia odbywa się również, podobnie jak badanie spełniania warunków udziału w postępowaniu, w oparciu o konkretne dokumenty wskazane w przepisach.

Jakimi dokumentami winien dysponować przedsiębiorca, chcący wystartować w przetargu publicznym?

Dokumenty, które mają służyć jako środki dowodowe potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu, wskazuje zamawiający w relacji do warunków, jakie sformułował. Dokumenty, które potwierdzają brak podstaw do wykluczenia wykonawcy, są to co do zasady dokumenty urzędowe, określone wprost w przepisach. Obie kategorie dokumentów nie mogą wykraczać poza katalog wyznaczony treścią Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów ws rodzajów dokumentów, jakich żądać może zamawiający od wykonawców w postępowaniu ws zamówienia publicznego. O ile zatem wykazy, czy oświadczenia dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu są właściwe dla przedmiotu danego zamówienia, o tyle dokumenty składane na wykazanie braku podstaw do wykluczenia w każdym przetargu publicznym będą takie same.

Przedsiębiorca chcący wystartować w przetargu publicznym winien uzyskać i dysponować:

1) zaświadczeniem właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego albo innym dokumentem potwierdzającym, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, lub innym dokumentem potwierdzającym, że Wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;

2) zaświadczeniem właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzającym, że Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, lub innym dokumentem potwierdzającym, że Wykonawca zawarł porozumienie z właściwym organem w sprawie spłat tych należności wraz z ewentualnymi odsetkami lub grzywnami, w szczególności uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;

3) informacją z Krajowego Rejestru Karnego w odniesieniu do każdej osoby wykazanej w rejestrze przedsiębiorców, będącej wspólnikiem lub pełniącej funkcję w organach spółki handlowej albo w odniesieniu do osoby przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą wpisanego do CEiDG oraz w odniesieniu do przedsiębiorcy jako podmiotu zbiorowego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt. 13, 14 i 21 ustawy Pzp.

Dokumenty urzędowe wskazane powyżej wykonawca zobowiązany będzie złożyć w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu w zakresie przesłanek obligatoryjnych. Co do przesłanek fakultatywnych, wskazanych w art. 24 ust. 5 ustawy Pzp, przedsiębiorca winien dysponować głównie aktualnym odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego jeśli formą prowadzonej przez niego działalności jest spółka prawa handlowego. Jeśli zaś jest przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą, zamawiający weryfikować będzie jego wiarygodność w oparciu o informacje ujawnione w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Przepisy przywołanego Rozporządzenia ws. rodzajów dokumentów regulują okres aktualności wymienionych powyżej dokumentów. Zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz z Urzędu Skarbowego zachowują aktualność przez 3 miesiące od daty ich wystawienia, natomiast informacje z Krajowego Rejestru Karnego zachowują aktualność przez okres 6 miesięcy od dnia ich uzyskania przez przedsiębiorcę. Co się tyczy odpisów z rejestrów i ewidencji, z uwagi na możliwość pobrania odpisu, bądź wyciągu informacji z systemu elektronicznego w czasie rzeczywistym, nie ma podstaw do kwestionowania ich aktualności.

Należy przy tym zwrócić uwagę na istotną kwestię. Jeśli przedsiębiorcy będą chcieli wspólnie startować w postępowaniu ws zamówienia publicznego, tworząc tzw. konsorcjum, muszą pamiętać, że zamawiający zobowiązani są weryfikować podmiotowość każdego z nich pod kątem możliwości wykluczenia. Co za tym idzie, każdy z przedsiębiorców tworzących konsorcjum, winien dysponować aktualnymi dokumentami w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu.

Inaczej sytuacja przedstawia się w odniesieniu do środków dowodowych składanych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu. Głównie bowiem potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, leży u podstaw wspólnego startu w przetargach publicznych, szczególnie przez firmy z sektora MŚP. Ale temu jakie dokumenty i w jaki sposób winni przygotować wykonawcy tworzący konsorcjum, aby skutecznie wykazać spełnianie warunków udziału w postępowaniu, poświęcony będzie osobny artykuł.

Wielkopolski Fundusz Rozwoju sp. z o.o. w swojej ofercie posiada produkt finansowy – Pożyczka Regionalna – o charakterze inwestycyjno-obrotowym, dedykowany przedsiębiorcom z sektora MŚP, którzy zamierzają ubiegać się o realizację zamówienia publicznego lub realizują takie zamówienie na obszarze województwa wielkopolskiego. Zachęcamy do zapoznania się z ofertą Spółki.

Opracowała mec. Joanna Kieliszewska