Udział MŚP w zamówieniach publicznych – co przedsiębiorca powinien wiedzieć i na co zwrócić uwagę w przypadku Konsorcjum

Co zrobić żeby skutecznie złożyć ofertę wspólną w postępowaniu przetargowym?

Wykonawcy chcący z powodzeniem wystartować w przetargu publicznym, po zapoznaniu się z treścią dokumentacji postępowania, w tym szczególnie w zakresie warunków udziału w postępowaniu, muszą zweryfikować i ocenić, czy są w stanie wykazać, że spełniają te warunki udziału samodzielnie, czy też potrzebują połączyć siły, potencjał i środki z innym podmiotem, poprzez złożenie oferty wspólnej.

Ustawodawca przewidział taką możliwość, wskazując w art. 23 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej „ustawa Pzp”), że wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. Przyjęło się w praktyce oznaczać wspólne ubieganie się o zamówienie przez dwa lub więcej podmiotów mianem „konsorcjum”. Co istotne, konsorcjum oznacza nie tylko wspólną ofertę, ale również wspólną realizację umowy w sprawie zamówienia publicznego, jeśli oferta złożona przez konsorcjum zostanie wybrana jako najkorzystniejsza. Utworzenie konsorcjum nie oznacza stworzenia nowego podmiotu, ani nawet trwałej struktury współpracy gospodarczej. Jest to de facto umowa pomiędzy podmiotami, którym zależy na osiągnięciu jednego celu, jaki jest wygranie przetargu, w którym startują.

Zgodnie z dalszymi ustępami przywołanego przepisu ustawy Pzp, wykonawcy występujący wspólnie, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy, na gruncie proceduralnym traktowani są jak wykonawca występujący samodzielnie, choć z różnicami w fazie badania i oceny ofert, o czym w dalszej części artykułu, a także, w przypadku wyboru oferty wspólnej, zobowiązani są, zgodnie z art. 23 ust. 4 ustawy Pzp, do przedłożenia zamawiającemu umowy regulującej ich współpracę.

Zamawiający nie może zabronić wykonawcom wspólnego startu w przetargu, może natomiast, zgodnie z art. 23 ust. 5 ustawy Pzp, określić szczególny, ale obiektywnie uzasadniony, sposób spełniania warunków udziału w postępowaniu przez konsorcjum, jeżeli jest to uzasadnione charakterem zamówienia i proporcjonalne. Może też, na mocy art. 23 ust. 6 ustawy Pzp, określić warunki realizacji zamówienia przez konsorcjum w sposób odmienny niż w przypadku pojedynczych wykonawców. W tym wypadku jednak również musi to być uzasadnione charakterem zamówienia i proporcjonalne.

Które z wymaganych przez zamawiającego dokumentów konsorcjum składa wspólnie, a które każdy z konsorcjantów?

Start w przetargu w praktyce oznacza złożenie w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu i w terminie zakreślonym przez zamawiającego, dokumentów wymaganych w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Jako, że art. 82 ust. 1 ustawy Pzp pozwala wykonawcy złożyć jedną ofertę w postępowaniu, oto jak należy postąpić, gdy ofertę składa konsorcjum.
Przede wszystkim, w formularzu oferty, który jest składany w jednym egzemplarzu (analogicznie jak w przypadku pojedynczego wykonawcy), należy wykazać wszystkie podmioty, które wchodzą w skład konsorcjum wraz z ich danymi adresowymi oraz informacją, który podmiot pełni funkcję lidera konsorcjum. Jest to o tyle ważne, że nie można po terminie składania ofert dodać/dopisać członka konsorcjum, ale w przypadku wycofania się członka konsorcjum przed terminem składania ofert, czego nie odzwierciedla aktualne pełnomocnictwo, konsorcjum naraża się na odrzucenie oferty.

Jeśli zamawiający wymaga złożenia wraz z ofertą formularza cenowego, ten dokument również składany jest w jednym egzemplarzu i podpisany powinien być przez osoby uprawnione do reprezentacji tego konsorcjanta, któremu pozostali udzielili pełnomocnictwa. Podobnie rzecz się ma z harmonogramem szczegółowym, biznes planem, czy też innym dokumentem, którego złożenie potwierdzać ma, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają wymogi określone przez zamawiającego (np. próbka).

Jako, że przyczyną wspólnego ubiegania się o zamówienie jest najczęściej potrzeba wykazania zamawiającemu, że spełnione są warunki udziału w postępowaniu, dokumenty niezbędne do realizacji tego celu składane są przez tego konsorcjanta, który potwierdza spełnianie oznaczonego warunku. Dopuszczalne jest także złożenie tego samego rodzaju dokumentu (jak np. wykaz wykonanych usług) przez kilku członków konsorcjum, przez każdego wypełniony danymi w takim zakresie, w jakim dany konsorcjant potwierdza spełnianie tego konkretnego warunku. Co do zasady możliwe jest łączenie potencjałów poszczególnych podmiotów. Chyba, że zamawiający w treści specyfikacji wyraźnie określi odmienny sposób spełniania danego lub wszystkich warunków dla konsorcjów, o czym wspomniałam powyżej. Przykładowo zamawiający wskazać może ograniczenie spełniania warunku (np. posiadanych środków finansowych) tylko do jednego podmiotu, bądź nakazać, aby każdy z podmiotów składających ofertę wspólną, wykazał spełnienie warunku (np. posiadanie koncesji).

Innymi słowy, dokumenty merytoryczne, potwierdzające posiadanie wiedzy, doświadczenia, potencjału technicznego, bądź finansowego, to zbiór dokumentów składanych przez tego z członków konsorcjum, który poprzez ich złożenie wykazuje spełnienie warunków udziału w postępowaniu, wymogów stawianych przez zamawiającego, bądź wynikających z przepisów prawa,
z uwzględnieniem występowania w treści dokumentacji przetargowej, ewentualnych szczególnych wytycznych zamawiającego, wprowadzonych w trybie art. 23 ust. 5 ustawy Pzp.
Ostatnią kategorię tworzą dokumenty, których celem jest wykazanie braku podstaw do wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu. Dokumenty te, co do zasady, każdy z członków konsorcjum musi złożyć indywidualnie. Określają one bowiem status formalnoprawny danego podmiotu i to każdy z podmiotów wykazać musi zamawiającemu, że członkowie jego organów nie są karani, czy też, że nie zalega z opłacaniem podatków, czy składek na ubezpieczenie społeczne. Taki stan rzeczy potwierdza wskazaną przeze mnie sytuację prawną konsorcjum, które stanowi swego rodzaju czasową umowę dwóch lub więcej podmiotów prowadzących nieprzerwanie odrębną działalność gospodarczą.

Co ważne, oświadczenie składane przez konkretnego konsorcjanta, może w jego imieniu złożyć lider konsorcjum. Warunkiem tego jest jednak upoważnienie lidera do takiego działania, najlepiej poprzez uwzględnienie upoważnienia do dokonania tej czynności w zakresie pełnomocnictwa składanego wraz z ofertą w postępowaniu.

Jakich innych formalności musi dopełnić konsorcjum żeby uczestniczyć w postępowaniu?

Składając wspólną ofertę, warto zwrócić uwagę jeszcze na inne kwestie formalne, które mają znaczenie dla skutecznego złożenia oferty przez konsorcjum.

Poświadczanie za zgodność z oryginałem przedkładanych zamawiającemu kopii dokumentów, co do zasady powinno być dokonywane przez podmiot, którego dokumenty dotyczą. Może być dokonywane przez lidera, jeśli zakres udzielonego pełnomocnictwa do tego upoważnia.

Przyjęło się, że pełnomocnictwa udziela się jednemu z konsorcjantów, ustanawiając go liderem konsorcjum. Może być ono jednak udzielone osobie trzeciej, zarówno fizycznej, jak i prawnej, w tym niewchodzącej w skład utworzonego konsorcjum. Kluczowe jest podpisanie pełnomocnictwa przez osoby uprawnione do reprezentacji wszystkich konsorcjantów. Pełnomocnictwo musi mieć formę pisemną, jednak można kwestię jego udzielenia różnie rozwiązać w praktyce. Może to być jeden dokument pełnomocnictwa podpisany wspólnie przez partnerów, kilka dokumentów pełnomocnictwa, każdy podpisany przez jednego partnera, a także część umowy o współpracy (umowy konsorcjum).

Co się tyczy wadium, to o ile konsorcjum, jak każdy inny uczestnik przetargu, zobowiązane jest do jego wniesienia w pełnej wysokości, o tyle podobnie jak w przypadku pełnomocnictwa, może to zrobić na różne sposoby. Wadium może wnieść tylko jeden konsorcjant w całości, kilku lub wszyscy wspólnie, bądź jeden w części, a drugi w pozostałej. Pamiętać należy, że w przypadku składania wadium w formach innych niż pieniężna, treść dokumentu wadialnego winna uwzględniać cały skład konsorcjum.

Na koniec kwestia chyba najważniejsza dla powodzenia przedsięwzięcia wspólnego startu w przetargu, czyli umowa o współpracy, zwana potocznie umową konsorcjum. O ile zamawiający nie może jej wymagać wcześniej, niż przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego, o tyle warto co najmniej kluczowy podział ról, zakresu obowiązków i odpowiedzialności między partnerami konsorcjum uzgodnić przed przygotowaniem wspólnej oferty. To ważne nie tylko z uwagi na zakres pełnomocnictwa, ale przede wszystkim należytego wykonania zamówienia, gdy to zostanie powierzone konsorcjum.

Podsumowując przekazane w treści artykułu informacje, poniżej zestawienie obrazujące trzy kategorie dokumentów składanych przez konsorcjum w podziale na dokumenty składane wspólnie, przez konsorcjanta wykazującego spełnienie warunku oraz indywidualnie przez każdego członka konsorcjum. Proszę mieć na względzie, że nie jest to katalog zamknięty, a zamawiający mogą w przetargu wymagać od uczestników złożenia innych jeszcze dokumentów wraz z ofertą.

Wielkopolski Fundusz Rozwoju sp. z o.o. w swojej ofercie posiada produkt finansowy – Pożyczka Regionalna – o charakterze inwestycyjno-obrotowym, dedykowany przedsiębiorcom z sektora MŚP, którzy zamierzają ubiegać się o realizację zamówienia publicznego lub realizują takie zamówienie na obszarze województwa wielkopolskiego. Zachęcamy do zapoznania się z ofertą Spółki.

Opracowała mec. Joanna Kieliszewska