Jak pierwszy raz wystartować w przetargu publicznym?

W skali całego kraju każdego dnia ogłaszanych jest kilkaset nowych przetargów publicznych, a nierzadko liczba ta przekracza tysiąc. Nic więc dziwnego, że zamówienia publiczne to duża szansa na pozyskanie nowych klientów zarówno dla dużej, jak i małej firmy. Sprawdźmy dziś, co to jest przetarg publiczny i jak wziąć w nim udział po raz pierwszy.

Przetarg publiczny – co to jest?

Przetarg publiczny, czyli zamówienie publiczne to odpłatna, zawierana na piśmie umowa, której przedmiotem jest dostarczenie towarów, usług lub prace budowlane. Umowa ta zawierana jest pomiędzy wykonawcą a zamawiającym, którym jest instytucja publiczna. Zamówienia publiczne regulowane są przez Prawo Zamówień Publicznych (PZP) z dnia 11 września 2019 r. (Dz. U. z 2019 r. Poz. 2019 ze zm.) oraz szereg innych aktów prawnych. Najważniejsze, określone w PZP zasady dotyczące wszystkich zamówień publicznych to:

  • równe traktowanie wszystkich startujących w przetargu wykonawców;
  • uczciwa konkurencja;
  • bezstronność i obiektywizm;
  • legalizm;
  • jawność;
  • pisemność postępowania;
  • pierwszeństwo trybów przetargowych.

Więcej na ten temat napisaliśmy w poradniku zasady udzielania zamówień publicznych.

Gdzie znaleźć informacje o przetargach publicznych?

Pierwszym krokiem do startu w przetargu publicznym jest oczywiście znalezienie interesującego nas zamówienia publicznego. W myśl zasady jawności, informacje o przetargu muszą być publicznie dostępne. W związku z tym każdy przetarg zaczyna się od ogłoszenia o zamówieniu. Aby ułatwić potencjalnym wykonawcom znalezienie informacji o zamówieniach publicznych, powstał Biuletyn Zamówień Publicznych. Ta wyszukiwarka przetargów dostępna jest pod adresem https://searchbzp.uzp.gov.pl/Search.aspx. Równolegle istnieje również szereg komercyjnych wyszukiwarek przetargów oferujących aktualne informacje o przetargach publicznych. Tego rodzaju portale są najczęściej płatne, część z nich ułatwia jednak udział w przetargach. Poza samą bazą i monitoringiem przetargów posiadają one często również materiały szkoleniowe i porady prawne na temat zamówień publicznych.

Jak wziąć udział w przetargu?

Jak wziąć udział w przetargu i od czego zacząć? Pierwszym krokiem dla potencjalnego wykonawcy powinno być sprawdzenie, jakie są warunki udziału w przetargu. Najczęściej określa je tak zwana Specyfikacja  Warunków Zamówienia (SWZ). Jest to jeden z najważniejszych dokumentów określający między innymi to, jakie warunki musi spełnić wykonawca. W niektórych przypadkach warunki określone w tym dokumencie mogą być przeszkodą dla wielu wykonawców. Nieco więcej na ten temat napisaliśmy w artykule Na jakie bariery napotyka sektor MŚP przy zamówieniach publicznych? Jeśli przeszkodą w starcie w przetargu są finanse firmy, możemy pomyśleć o formach zewnętrznego finansowania. Zachęcamy do zapoznania się z jednym z naszych sztandarowych produktów finansowych, jakim jest Pożyczka Regionalna.

Pamiętajmy również, że w przetargach publicznych nie mogą brać udziału podmioty, które zalegają z podatkami lub składkami ZUS, posiadają wyroki za przestępstwa skarbowe lub nie wywiązały się w przeszłości z innego zamówienia publicznego z własnej winy.

Jeśli nasza firma spełnia warunki przetargu i nie podlega pod warunki wykluczenia, możemy przejść do następnego kroku, czyli złożenia wstępnego oświadczenia do przetargu. Takie oświadczenie do przetargu to deklaracja, że nasza firma spełnia warunki przetargu. Dokumenty potwierdzające takie oświadczenie składane są na późniejszym etapie postępowania przetargowego.

Wadium w przetargu

Elementem postępowania przetargowego jest również wniesienie przez potencjalnego wykonawcę tak zwanego wadium. Jest to element obowiązkowy w zamówieniach publicznych powyżej unijnych progów. W przypadku zamówień poniżej tego progu o konieczności wniesienia wadium decyduje zamawiający. Wadium wnoszone jest najczęściej w gotówce lub w postaci odpowiednich gwarancji i poręczeń bankowych, lub ubezpieczeniowych. Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert, a jego zwrot otrzymamy:

  • gdy wycofamy naszą ofertę przed upływem terminu składania ofert;
  • po wyborze oferty przez zamawiającego;
  • w momencie unieważnienia całego postępowania.

Są także sytuacje, w których wadium zostaje zatrzymane przez zamawiającego. Na przykład, gdy nasza oferta zostanie wybrana, ale my jako wykonawca odmówimy podpisania umowy.

Oferta przetargowa

Przejdźmy teraz do najistotniejszego punktu w całym procesie przetargowym, czyli do złożenia oferty przez wykonawcę. Od 1 stycznia 2021 roku oferty przetargowe we wszystkich zamówieniach publicznych składane są wyłącznie drogą elektroniczną. Urząd Zamówień Publicznych (UZP) uruchomił specjalny portal, tak zwany miniPortal, który pozwala na stosunkowo proste i intuicyjne złożenie oferty i komunikację z zamawiającym. Na stronie UZP dostępna jest szczegółowa instrukcja korzystania z tego narzędzia. Na temat stworzenia oferty w przetargu pisaliśmy również w artykule Jak przygotować ofertę do przetargu?

Odrzucenie naszej oferty w przetargu nie oznacza jeszcze, że całkiem straciliśmy szansę na realizację zamówienia. Jeśli mamy ku temu podstawy możemy złożyć odwołanie. Pamiętajmy jednak, że podobnie jak w przypadku składania oferty bardzo ważne jest dotrzymanie odpowiedniego terminu złożenia odwołania.